Q&A mit OnBoarding-Experte Özgür Yavuz
Hallo Özgür! Stelle doch bitte kurz dich und deine Position im planeus-Team vor.
Özgür: Sehr gern. Mein Name ist Özgür Yavuz und ich bin Onboarding-Experte bei der th data GmbH.
Ich bin verantwortlich für die Planung und Umsetzung jedes Implementierungsprojekts mit planeus. Dazu führe ich Onboarding-Prozesse mit den Benutzern durch, damit diese lernen, wie sie ihr planeus-System bestmöglich einsetzen. Zudem bin ich für die Gestaltung des Schulungsmaterials verantwortlich und der langfristige Ansprechpartner für unsere Kunden, falls es mal eine Frage gibt.
planeus ist bekannt für seine benutzerfreundliche Bedienung für Planer und Werker. Warum braucht man trotzdem einen Onboarding-Prozess, um das System nutzen zu können?
Özgür: Jeder kann sich innerhalb kürzester Zeit mit planeus vertraut machen und es ohne Schulung nutzen – das zeigt ja schon ein Blick in unsere kostenlose Testversion. Ohne einen Onboarding-Prozess haben unsere Kunden jedoch nicht das nötige Know-How, planeus effizient zu nutzen. Darum geht es nämlich letztendlich: wir zeigen den Benutzern, wie sie ihre Arbeitsabläufe signifikant verbessern können und welche Möglichkeiten sie mit planeus haben.
Damit unsere Kunden auch wissen, wie sie das System effektiv einsetzen, arbeiten wir eng mit ihnen zusammen. Dadurch stellen wir sicher, dass ihre Produktionsprozesse auf verschiedenen Ebenen planbar sind. Das bedeutet, die individuellen Strukturen zu verstehen, klare Ziele für die Optimierung zu setzen und spezifische Features und Funktionalitäten zu identifizieren, die sie benötigen.
Deshalb ist ein Onboarding-Prozess absolut wichtig und in keinem Projekt mehr wegzudenken. Die Kunden sind zudem oft dankbar, dass immer jemand da ist, auf den sie zugehen können.
Kann jeder planeus auf die gleiche Weise nutzen?
Özgür: Meistens wird das planeus-System an die Strukturen der Kunden angepasst. Jede Industrie und jeder Produktionsprozess ist anders, weshalb Hersteller ganz individuelle Ziele definieren, die sie mit unserem System umsetzen möchten.
Hersteller von komplexen Maschinen haben beispielsweise andere Produktionsprozesse, Geschäftsabläufe oder Stücklistenstrukturen als Hersteller von Spritzgussteilen. Jedes Unternehmen nutzt planeus also auf eine unterschiedliche Weise, um die optimale Produktionsplanung zu erreichen.
Außerdem ist die Akzeptanz der Mitarbeiter entscheidend, inwiefern planeus erfolgreich eingesetzt werden kann. Die Umstellung von einem papiergestützten System auf ein digitales verändert die Arbeitsweise aller Mitarbeiter. Wenn diese nicht vollständig auf die Veränderung vorbereitet sind, kann die Umstellung zunächst schwierig und störend sein. Aus diesem Grund ist das Veränderungsmanagement auch Teil unseres Onboarding-Prozesses.
Veränderungsmanagement? Kannst du das unseren Lesern genauer erklären?
Özgür: Natürlich. Eines meiner Lieblingsbeispiele zur Erklärung des Veränderungsmanagements ist die „Kübler-Ross-Veränderungskurve“. Dieses Modell beschreibt die verschiedenen Phasen, die Menschen durchlaufen, wenn sie mit Veränderungen konfrontiert werden; darunter Verweigerung, Wut, Austesten, und schließlich Akzeptanz.
Wie hilft es dann den Nutzern, die Einführungserfahrung zu verbessern?
Özgür: Mit einem effektiven Veränderungsmanagement können wir potenzielle interne Widerstände vorhersehen und die notwendige Unterstützung und Ressourcen bereitstellen, damit sich das Fertigungsunternehmen erfolgreich auf das neue System und die Methodik einstellen kann.
Unser Onboarding-Team ist somit in der Lage, negative Auswirkungen auf die Produktivität oder die Arbeitsmoral zu verringern und sicherzustellen, dass das Unternehmen die Vorteile des neuen Systems voll ausschöpfen kann.
Hinter dem Prozess steckt eine ganze Menge Gedanken!
Özgür: Auf jeden Fall! Wir haben ja in diesem Bereich auch mindestens zwei Jahrzehnte Erfahrung und wissen ziemlich genau, welche Stolpersteine auf dem Weg in die Digitalisierung der Produktion lauern können.
Vom ersten Onboarding bis zum vollständigen Verständnis des Systems garantieren wir unseren Kunden eine umfassende Unterstützung bei jedem Schritt. Wir lassen niemanden allein und sorgen dafür, dass der Einführungsprozess so reibungslos und stressfrei wie möglich verläuft.
Wie genau sieht denn der Einführungsprozess aus, den jeder Kunde durchläuft?
Özgür: Für die meisten planeus-Benutzer gibt es vier Hauptschritte im Onboarding-Prozess.
- Bereitstellung:
Die Bereitstellung ist unser erster Schritt, um das Projekt zu starten und einen Plan zu entwickeln, der die Ziele und Vorgaben für den Einführungsprozess umreißt. - Einarbeitung:
Sobald der Projektplan steht, erhalten unsere Benutzer eine Grundschulung zur Verwendung des Mock-Up-Systems, einschließlich einer Einführung in das individuell erarbeitete Ist-/Soll-Konzept. - Praxisschulung:
Nach der Grundschulung üben die Benutzer die Verwendung des eigentlichen Systems, indem sie es entsprechend der spezifischen Bedürfnisse konfigurieren. Dieser Prozess ist individuell auf die unternehmenseigenen Prozesse zugeschnitten. Danach folgt das Go-Live, bei dem das planeus-System beim Kunden in vollem Umfang eingesetzt wird. - Optimierung:
Nach dem Go-Live halten wir unsere enge Beziehung zu den Anwendern aufrecht. Wir arbeiten dann gemeinsam an kontinuierlichen Weiterentwicklungen und Optimierungspotentialen, die sich durch die tägliche Arbeit mit planeus ergeben.
Das klingt nach einem durchdachten Prozess und einer großartigen Methodik.
Vielen Dank für das gute Gespräch, Özgür!
Özgür: Kein Problem. Ich hoffe, dass das Herstellern, die über eine digitale Umstellung ihrer Produktion nachdenken, einen besseren Einblick verschafft. Wir halten unseren Anwendern auf ihrem Weg zum Erfolg stets den Rücken frei!
